Strona z portalu

  BIP Zduńska Wola / Menu Podmiotowe / Urząd Miasta / Biura / Biuro Organizacyjno-Administracyjne
Menu podmiotowe
Menu przedmiotowe

Biuro Organizacyjno - Administracyjne

Do zadań i kompetencji Biura Organizacyjno - Administracyjnego należy m.in.:

Przy znakowaniu spraw Biuro używa symbolu „OA”.

  1. współuczestniczenie w opracowywaniu i aktualizowaniu aktów wewnętrznych regulujących zasady i tryb postępowania w różnych obszarach funkcjonowania Urzędu, nadawanie formy legislacyjnej, inicjowanie zmian wewnętrznych aktów regulujących organizację pracy i funkcjonowanie Urzędu przy bezpośredniej współpracy i w uzgodnieniu z Sekretarzem;
  2. organizacyjne wspomaganie wykonywania zadań leżących w gestii zespołu ds. zarządzania ryzykiem w drodze uzgadniania z Sekretarzem terminów spotkań i obsługi przebiegu spotkań oraz protokołowania ich przebiegu;
  3. wykonywanie czynności związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Urzędu oraz dbałość o jego wystrój i estetykę, w tym współpraca z komórkami organizacyjnymi przy organizowaniu spotkań i wizyt zleconych przez Prezydenta na terenie Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o symbole państwowe i symbole Miasta;
  4. obsługa organizacyjna Zespołu Radców Prawnych, w tym zapewnienie właściwego obiegu dokumentów oraz bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi, a także przyjmowanie pism sądowych w przypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania;
  5. prowadzenie centralnego rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych na szczeblu Urzędu;
  6. administrowanie budynkami oraz lokalami Urzędu i użytkowanymi przez jednostki pomocnicze przy współpracy w tym zakresie przez Zarządy tych jednostek, w tym z zachowaniem wymogów nałożonych na właściciela nieruchomości przepisami prawa oraz zabezpieczenie mienia na wypadek zdarzeń losowych, w tym prowadzenie ich okresowych przeglądów, remontów oraz konserwacji;
  7. administrowanie umowami cywilnoprawnymi w zakresie świadczonych usług na rzecz Urzędu i jednostek pomocniczych oraz umowami związanymi z eksploatacją mienia z przeznaczeniem na potrzeby Urzędu i udostępnianymi przez Urząd;
  8. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem technicznego, prawidłowego funkcjonowania Urzędu i jednostek pomocniczych przy współpracy w tym zakresie Zarządów tych jednostek;
  9. administrowanie majątkiem ruchomym Urzędu, w tym zakup, konserwacja i likwidacja środków trwałych;
  10. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo - technicznym Urzędu i jednostek pomocniczych oraz zabezpieczeniem obsługi w obszarze usług komunalnych;
  11. prowadzenie spraw związanych z administrowaniem taborem samochodowym w powiązaniu z jego obsługą personalną;
  12. pomoc techniczna przy wykonywaniu prac poligraficznych;
  13. obsługa centrali telefonicznej;
  14. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem służbowych telefonów komórkowych, w tym zawieranie umów z operatorem telefonii komórkowej, nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem służbowych telefonów komórkowych zgodnie z warunkami oraz ustalonymi limitami kosztów wykonywanych połączeń;
  15. zapewnienie usługi utrzymania porządku i czystości w pomieszczeniach Urzędu oraz nadzór nad jej realizacją;
  16. zapewnienie ciągłości usług operatora pocztowego wraz z realizacją ekspedycji i odbioru korespondencji kierowanej z i do Urzędu;
  17. zapewnienie ciągłości usługi ubezpieczenia mienia i pojazdów Urzędu oraz jednostek organizacyjnych;
  18. prowadzenie Archiwum Zakładowego;
  19. prowadzenie prenumeraty prasy, literatury fachowej i wydawnictw zamawianych dla Urzędu;
  20. prowadzenie rejestru pieczęci, ich wydawanie oraz likwidacja;
  21. wykonywanie zarządzenia Prezydenta w zakresie zapewnienia odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, gospodarowanie odzieżą ochronną lub zapewnienie pracownikom należnych ekwiwalentów, z wyłączeniem:
    1. funkcjonariuszy Straży Miejskiej, w odniesieniu do których obowiązki te wypełnia Komendant Straży Miejskiej w oparciu o obowiązujące regulacje prawne w tym zakresie,
    2. pracowników wykonujących prace w ramach robót publicznych, w odniesieniu do których obowiązki w tym zakresie wypełnia Biuro Infrastruktury Technicznej;
  22. obsługa techniczno - organizacyjna wyborów powszechnych, referendów i konsultacji społecznych;
  23. zapewnienie pomocy w obsłudze techniczno - organizacyjnej komisji i sesji Rady Miasta oraz ekspedycji dokumentów sesyjnych;
  24. zapewnienie opracowywania materiałów analitycznych z zakresu zadań realizowanych przez Biuro, okresowych raportów, sprawozdawczości statystycznej, w tym w zakresie mierników działania i zidentyfikowanych ryzyk w obszarze merytorycznej właściwości Biura;
  25. prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i analizą oświadczeń lustracyjnych, zgłoszeniami do rejestru korzyści, oświadczeń majątkowych osób, które zobowiązane są do ich składania Prezydentowi, w tym weryfikowanie terminowości ich składania, przedstawianie Prezydentowi analizy treści oświadczeń majątkowych oraz niezwłoczne informowanie o przypadkach niezłożenia oświadczenia i innych nieprawidłowościach;
  26. zapewnienie obsługi organizacyjnej pracy Kierownictwa Urzędu;
  27. prowadzenie i obsługa sekretariatu, w tym:
    1. prowadzenie teczek spraw obejmujących korespondencję Prezydenta lub Zastępcy Prezydenta,
    2. prowadzenie rejestru delegacji służbowych oraz rejestru informacji wywieszanych na tablicy ogłoszeń Urzędu,
    3. organizowanie przyjęć interesantów przez Prezydenta i Zastępcę Prezydenta.


W skład Biura Organizacyjno-Administracyjnego wchodzi Dział Informatyki.

Do zadań i kompetencji Działu Informatyki należy m. in.:

  1. prowadzenie i koordynacja spraw związanych z informatyzacją Urzędu, w tym zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego i oprogramowania w Urzędzie oraz w miejscach działalności jednostek pomocniczych, archiwizowanie danych zgodnie z opracowanymi i przyjętymi procedurami, administrowanie zasobami teleinformatycznymi oraz podejmowanie stosownych działań w przypadku ich awarii;
  2. opracowanie i realizacja procedur zarządzania ciągłością działania Urzędu w obszarze infrastruktury teleinformatycznej, w tym uwzględniających przeciwdziałania skutkom ingerencji, aktualizacja procedur adekwatnie do zmian zachodzących w środowisku;
  3. realizowanie zadań wynikających z Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu w zakresie działań informatycznych oraz zgłaszanie wg kompetencji potrzeby jej aktualizacji;
  4. wydawanie na wniosek Dyrektorów niezbędnych środków trwałych, w tym urządzeń teleinformatycznych na potrzeby organizowanych spotkań, konferencji, prezentacji, pokazów itp.;
  5. nadzorowanie przestrzegania praw autorskich i praw pokrewnych oprogramowania używanego w Urzędzie, z obowiązkiem zgłaszania ujawnionych odstępstw Kierownictwu Urzędu;
  6. przygotowanie corocznych planów rozwoju sieci i obsługi teleinformatycznej Urzędu, a także analizy posiadanego sprzętu komputerowego i telefonicznego w Urzędzie, jak i użytkowanego przez jednostki pomocnicze, przy konsultacji oceny stanu i potrzeb ze strony Zarządów tych jednostek;
  7. zapewnienie wdrożenia nowych systemów informatycznych oraz podejmowanie działań pozwalających na zachowanie spójności oprogramowania w Urzędzie;
  8. zapewnienie nadzoru nad trybem i sposobem obsługi platformy e-PUAP oraz platformy elektronicznego fakturowania PEF;
  9. udzielanie pomocy pracownikom Urzędu przy korzystaniu z programów informatycznych, opracowywanie przy współpracy z Sekretarzem wewnętrznych przepisów normujących organizację, jak i funkcjonowanie Urzędu w obszarach związanych z informatyzacją;
  10. nadzorowanie sposobu wykorzystania przez pracowników zasobów teleinformatycznych, rozpoznanie i określenie sposobu korzystania z zasobów przez jednostki pomocnicze przy współpracy w tym zakresie Zarządów tych jednostek;
  11. zapewnienie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie;
  12. zapewnienie współdziałania z Dyrektorami w zakresie udostępniania tworzonych przez komórki organizacyjne rejestrów, ewidencji potrzebnych im w wykonywaniu zadań;
  13. prowadzenie stałego monitoringu wprowadzanych rozwiązań prawnych dotyczących e- administracji oraz składanie informacji w tym zakresie Kierownictwu Urzędu oraz pracownikom Urzędu według właściwości merytorycznej;
  14. współdziałanie z organami administracji publicznej w zakresie wprowadzania nowych rozwiązań informatycznych w obsłudze obywateli w zakresie działalności Urzędu;
  15. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sieci teleinformatycznej i telekomunikacyjnej, w tym usuwanie awarii.

 

 

 

 

Strona: 1 
Podmiot udostępniający informację: Urząd Miasta Zduńska Wola
Status: informacja opublikowana
Autor publikowanej informacji: Ławniczak Justyna
Data wytworzenia informacji: 2011-03-01
Ostatnio modyfikowane przez: Łukasz Keller,  Data modyfikacji: 2019-04-30 13:29:10
Rodzaj modyfikacji: 
Zaakceptowana przez Kowalczyk Urszula dnia 2009-07-31 14:24:11
Opublikowana przez Kowalczyk Urszula dnia 2009-08-03 15:30:42
Drukuj
Stronę odwiedzono 17162 razy.

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej - Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego

System utworzony przez Comarch S.A